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宴会幹事になった場合の問題解決方法-その①

宴会の予約の心構え

私が23才の時にホテル業界に入社してそこで7年間勤務したあと、29才で独立起業し現在に至っております。
これまで宴会予約という作業を何回行なったかは数えてはいませんが、経過した年月から考えても何千・何万回行なってきたことになります。

しかしたとえ何万回の経験があっても、どんなに慎重に気を使って事前に打ち合わせをしても時々失敗することもあります。

思いもよらない予約ミスや、判断ミス、又はお店のアルバイトスタッフさんの対応の稚拙さでお客様が激怒され、翌日とくとくと原稿用紙5枚分くらいの抗議のメールが届いたこともありました。

ただ、思うことはかっこつけて言うわけではありませんが、やはり予約は人対人のコミュニケーションで成り立っているもの。

お店現場の環境も時代や時期によってかわりますし、店長さんや料理長さんの性格・気性や価値観もそれぞれです。
ですので少しでも気持ちの良い対応をしてもらうには、申し込む側も頭を使う必要があります。

頭を使うというと「テクニック?」とちょっと下世話な印象で聞こえますが、要は相手の立場も感じとりながらも要望をしっかりと伝えることが大事です。



幹事として解決方法を悩むことがあるとき

ある程度大人数の宴会の幹事を任されると、色々と細かな悩みごとが出てくることがあると思います。

・予算が少ない
・宴会する日にちがぎりぎりまではっきりしない
・募集型の宴会なので、実際蓋を開けるまで参加者人 数がつかめない
・お酒の落ち込みは?
・キャンセル料は?

などなど色々悩ましい問題が出て来ます。


そんな時の一手段として、思い切って早いうちにお店の人(できたら店長さんやベテランスタッフ)に
相談しましょう。
「早いうちに」とあえて書いたのは、後になればなるほど解決しずらくなり、幹事さん本人も余計なことでストレスが溜まった生活を送ることになってしまいます。

何より、ぎりぎりになればなるほど、お店に迷惑(損害)をかけてしまうこともあります。

お店の人も、お客様にはお食事を楽しんで満足してお帰り頂きたい。とたいてい思っています。
しかし客側が到底無理な要望を言ったり、又はお店のシステム上対応してあげたくても現実的に無理、という場合もあります。
それでも相談しながら打合せを進めると、新しいアイデアが生まれることもありますし、何より一人で悩んでいるよりずっと良いですし、店長さんは幹事さんの力になってくれるので心強いです。

もちろん全てはそうではなく、悲しいくらいに事務的な通り一辺倒な対応で話にならない場合もあります。そんな時は諦めましょう(笑)

ご相談ください^^;
 
 
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